Эффективное планирование времени для начинающих: восемь простых шагов

Искусство управлять временем – это одно из ключевых отличий человека, живущего эффективно и продуктивно, от того, кто в бесконечном стрессе разгребает растущую кучу проблем. В современного мире высок уровень фонового шума, за наше внимание сражаются множество предметов. Те, кто стремится преуспеть, вынуждены постоянно и напряженно фокусироваться на задачах и их приоритетности. Это требует самоорганизации и подготовки. Эффективное планирование времени – это часть такой подготовки, и оно само по себе способно улучшить качество вашей жизни и результаты работы.эффективное планирование

Восемь шагов к успешному планированию

1. Составляйте план предыдущим вечером

Вместо того, чтобы встречать новый день не готовым к нему, гарантируйте эффективно потраченное время и мощный утренний старт с помощью заранее составленного плана. Когда вы делаете это предыдущим вечером, вы снижаете уровень беспокойства и тревоги и лучше спите по ночам. А подсознание дорабатывает составленный план, пока вы отдыхаете. Наутро вы просыпаетесь с большим количеством энергии и готовым встретить вызовы наступившего дня.

2. Выберите одну ключевую задачу

Эффективное планирование времени совсем не равно большему количество выполненной работы. Вы можете сделать многое, но по-прежнему не быть эффективным, если ваша работа не приближает вас к вашим целям. Эффективное планирование времени – это способность точно определить наиболее важную задачу на каждый день и выполнить ее.

Стоит также определить еще пару задач, следующих за ключевой по важности. Если вы закончите главное, то сможете попробовать справиться и с ними.

3. Самое сложное – в первую очередь

Сравнительно недавно преобладал подход, когда советовали начинать день с простой задачи и постепенно входить в рабочий ритм. Но он не слишком рационален. Начало дня – это чаще всего то время, когда у нас больше всего запас энергии. Ее стоит сфокусировать на наиболее сложной и важной задаче, а не потратить впустую на неважные дела, которые не способны повлиять на достижение жизненных целей.

Жизнь непредсказуема, и вы легко можете сойти с пути. Тем более важно в первую очередь выполнить приоритетные задачи. В этом случае, даже если какая-либо неожиданность превратит ваш день в сплошной хаос, он тем не менее пройдет достаточно эффективно, ведь с самым главным вы уже справились.

4. Используйте метки в списке задач

Если в вашем списке менее двадцати задач, то с ним достаточно легко работать в существующем виде. Однако если их намного больше, подумайте об использовании специальных меток. Список задач с метками позволяет разделить их в зависимости от ситуации, в которой вы находитесь, доступных вам в настоящий момент ресурсов или людей. Это значит, что в любое время и в любой обстановке вы можете спросить: какую наиболее важную задачу я могу решить, используя доступные мне прямо сейчас время и ресурсы? Так вы сможете быстро ориентироваться в списке, но при этом фокусироваться на значимости. К пример, можно использовать такие метки:

— Офис – мне нужны быть на рабочем месте

— Телефон – для решения задачи нужен только телефон

— Виктор – задачи, идеи, вопросы, которые необходимо обсудить с коллегой Виктором

— Город – вопросы, которые нужно решить, выезжая в город

И так далее. Смысл довольно прост: к примеру, когда я в городе, я могу эффективно закрыть все необходимые вопросы по очереди, что сэкономит время на повторные визиты. А когда я нахожусь вне офиса и мне доступен только телефон, я могу в короткое время совершить пять необходимых звонков.

5. Никаких незапланированных встреч

Эффективно проведенные встречи – один из лучших инструментов в любом бизнесе, но встречи часто превращаются в громадных пожирателей времени. Хорошее планирование требует, чтобы вы относились к своему времени как к ценнейшему ресурсу. Как минимум, отказывайтесь от встреч без четкой повестки. Повестка должна включать список тем, которые необходимо обсудить на встрече, и временные рамки. Это гарантирует, что участники встречи придут готовыми, а важные задачи в результате будут выполнены.

Встречи без повестки часто – просто говорильни. Избегайте их как чумы. Извинитесь и откажитесь от участия, попросив выслать вам резюме по итогам.

6. Создайте рутины

Рутины позволяют выполнять важные, повторяющиеся задачи максимально эффективно с наименьшими усилиями. Они облегчают планирование времени, так как делят расписание на блоки. В числе рутин могут быть:

— Поход в спортзал в определенное время в определенные дни

— Свидание с женой (мужем, другом, подругой) в установленный вечер

— Время для ежедневной медитации

Эти рутины должны быть важны для вас, поэтому их не может быть слишком много. Не нужно заполнять свое расписание ерундой.

7. Вносите в календарь только задачи с определенным временем выполнения

В календарь стоит вносить только те задачи, которые нужно выполнить в определенное время – вроде встречи в 15.00. Так как эффективное планирование ставит цель выполнить самые важные задачи, то вам потребуется определенная гибкость в расписании, чтобы варьировать приоритетность целей. В 8.00 ваш список может быть вполне ясным и четким с точки зрения приоритетов, но к полудню появятся новые дела, которые изменят ситуацию. Если ваш календарь будет забит, то адаптация к меняющимся условиям станет настоящим ночным кошмаром.

8. Проекты против задач

Одна из самых важный идей, которые можно найти в работах коуча Дэвида Аллена, — это необходимость различать задачи и проекты. Согласно его формулировкам, задача – это то, что нужно сделать, но что еще не сделано. Проект – это то, что нужно сделать, что еще не сделано, и для того, чтобы это было сделано, потребуется решить более одной задачи.

Это может показаться очевидным, но используя этот подход, вы поймете, что в вашей жизни намного больше проектов, чем вы думали. Невероятно полезно делить каждый проект на отдельные задачи. К примеру, вы хотите написать пост для блога. Можно считать это одной задачей, которая потребует много времени, но гораздо удобнее представить проект из нескольких небольших задач:

1. Выбрать тему.

2. Обозначить ключевые моменты поста.

3. Написать черновик материала.

4. Выбрать подходящую иллюстрацию.

5. Разместить черновик и иллюстрацию на сайте.

6. Дополнить материал необходимыми ссылками, оптимизировать его для SEO.

7. Вычитать готовый пост и опубликовать.

8. Поделиться постом в социальных медиа.

Это позволяет не только выбирать ту задачу, с которой можно легко справиться прямо сейчас, но и разделить проект на несколько дней, вместо того, чтобы сражаться с его выполнением за раз.

Filed in: психология, Разное Tags: 
Поделиться:

Leave a Reply

Submit Comment

© 2017 Стиль большого города. All rights reserved. XHTML / CSS Valid.